Come inviare un fax via internet

Come inviare un fax via Internet

Inviare fax è ancora una pratica comune in molti ambiti professionali, anche se ormai la maggior parte delle comunicazioni avviene via email o attraverso altri canali digitali. Tuttavia, grazie a Internet, non è più necessario avere una macchina fax fisica o una linea telefonica dedicata per inviare o ricevere fax. Con la tecnologia moderna e i servizi di fax online, puoi facilmente inviare documenti tramite fax utilizzando il tuo computer, smartphone o tablet.

In questo articolo, ti guiderò passo dopo passo attraverso il processo di invio di un fax via Internet e ti illustrerò i vantaggi e gli svantaggi di questa soluzione rispetto ai metodi tradizionali.

Cosa significa inviare un fax via Internet?

Inviare un fax via Internet, noto anche come fax digitale o fax virtuale, implica l’uso di un servizio online per convertire un documento elettronico in un formato compatibile con un dispositivo fax tradizionale. Il documento viene caricato su un sito web o inviato tramite un’app, quindi trasmesso al numero di fax del destinatario tramite la rete Internet. La persona che riceve il fax lo visualizzerà come se fosse stato inviato da una macchina fax tradizionale, non sapendo che è stato trasmesso via Internet.

Vantaggi dell’invio di fax via Internet

1. Nessuna necessità di un dispositivo fisico: Non è più necessario avere un fax in ufficio o a casa. Tutto ciò che ti serve è un dispositivo connesso a Internet (computer, tablet o smartphone) e un servizio di fax online.
2. Costi ridotti: Utilizzare un fax tradizionale comporta costi per la linea telefonica dedicata, il fax stesso, la manutenzione e la carta. I servizi di fax online, invece, offrono opzioni gratuite o abbonamenti a prezzi contenuti, senza bisogno di acquistare hardware aggiuntivo.
3. Flessibilità: Puoi inviare e ricevere fax da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, purché tu abbia accesso a Internet. Questo è particolarmente utile per chi viaggia spesso o lavora da remoto.
4. Archiviazione digitale: Quando invii un fax via Internet, spesso hai la possibilità di archiviare una copia digitale del documento. Questo rende più facile tenere traccia delle tue comunicazioni e archiviare i documenti senza bisogno di stampare nulla.
5. Sostenibilità: Non dovendo stampare documenti o utilizzare carta per inviare fax, contribuisci a ridurre il consumo di carta, rendendo il processo più ecologico.

Come funziona l’invio di fax via Internet?

Il processo di invio di un fax via Internet è semplice e può essere riassunto nei seguenti passaggi:

1. Registrazione su un servizio di fax online: Scegli un servizio di fax online che soddisfi le tue esigenze. Esistono numerosi fornitori di servizi che offrono piani gratuiti o a pagamento con diverse funzionalità. In molti casi, dovrai creare un account per accedere al servizio.
2. Caricamento del documento: Una volta che hai configurato il tuo account, puoi iniziare a caricare i documenti che desideri inviare via fax. La maggior parte dei servizi di fax online supporta diversi formati di file, tra cui:
   • PDF
   • DOC o DOCX (Microsoft Word)
   • JPG o PNG (immagini)
   • TXT (file di testo) Alcuni servizi ti permettono anche di caricare documenti direttamente da piattaforme di cloud storage come Google Drive, Dropbox o OneDrive.
3. Inserire il numero di fax del destinatario: Dopo aver caricato il documento, dovrai inserire il numero di fax del destinatario. È importante includere il prefisso internazionale se stai inviando un fax in un altro Paese.
4. Aggiungere una pagina di copertina (opzionale): Molti servizi di fax online ti offrono la possibilità di aggiungere una pagina di copertina. Questa è una prima pagina che fornisce informazioni essenziali, come i dettagli del mittente e del destinatario, un titolo o un messaggio, e l’argomento del fax. La pagina di copertina è utile soprattutto in contesti aziendali o formali.
5. Inviare il fax: Una volta inseriti tutti i dettagli, basta cliccare sul pulsante “Invia”. Il servizio di fax si occuperà della trasmissione tramite Internet e del recapito al numero di fax del destinatario. Il tempo necessario per l’invio dipende dalla lunghezza del documento e dalla connessione Internet.
6. Ricevere la conferma di invio: Una volta che il fax è stato inviato con successo, riceverai una conferma di avvenuto invio, solitamente via email. Se ci sono stati problemi durante l’invio, come un numero di fax occupato o un errore di connessione, riceverai una notifica per avvisarti che il fax non è stato inviato correttamente e che dovrai riprovare.

Ricevere fax via Internet

Oltre a inviare fax, molti servizi di fax online ti permettono di ricevere fax via Internet. In genere, ti viene assegnato un numero di fax virtuale che è collegato al tuo account di fax online. Quando qualcuno ti invia un fax, il servizio lo converte in un file PDF o immagine e te lo invia via email. Ecco come funziona:

1. Registrazione a un servizio di ricezione fax: La maggior parte dei servizi richiede un abbonamento a pagamento per ricevere fax in modo regolare. Con la registrazione, ti verrà assegnato un numero di fax personale.
2. Ricezione di fax: Ogni volta che qualcuno ti invia un fax, il servizio lo converte in formato digitale e lo inoltra alla tua email come allegato. Questo rende la ricezione di fax molto più pratica rispetto all’utilizzo di una macchina fax tradizionale.